Tim pemasaran dalam sebuah perusahaan, biasanya mengelola langsung penjualan dan promosi yang dilakukan perusahaan. Namun terkadang, tim pemasaran ini membutuhkan perangkat lunak atau aplikasi yang membantu menyederhanakan tugas penjualan.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi Sales Force Automation (SFA) untuk mendukung kinerja tim pemasaran atau salesman di lapangan. SFA juga membuat alur kerja tenaga penjualan menjadi otomatis. Sehingga, tenaga penjualan bisa lebih fokus mengerjakan tugas-tugas inti dengan kemudahan fitur-fitur SFA dalam waktu yang lebih efisien.
Definisi Sales Force Automation (SFA)
Menurut Cambridge Dictionary, sales force didefinisikan sebagai sebuah grup atau pegawai di perusahaan yang bertanggung jawab dalam melakukan penjualan produk atau service, terutama dengan mengunjungi atau menelpon pelanggan dan calon pelanggan.
SFA memang dirancang khusus bagi tenaga penjualan agar bisa bekerja lebih cepat, efektif, dan efisien memanfaatkan teknologi yang ada. Mulai dari ordering, pengiriman barang, hingga pembayaran. Semua bisa dilakukan secara cepat dan mudah melalui smartphone yang terkoneksi jaringan internet. Jadi, salesman, collector, maupun driver bisa bekerja lebih praktis dan tepat.
Komponen Sales Force Automation
Agar pengelolaan informasi pelanggan oleh tim sales dan manajer bisa tepat sasaran, maka terdapat beberapa komponen SFA dalam implementasi penjualan. Komponen tersebut antara lain sebagai berikut:
- Account Management atau Manajemen akun yang berguna untuk mengelola informasi penjualan yang sangat lengkap tentang hubungan pelanggan termasuk kontak, riwayat kontak, transaksi, pesanan terkini, pengiriman, pertanyaan, dan riwayat layanan.
- Activity Management merupakan tindakan dalam mengelola seluruh aktivitas untuk mengambil keputusan, menetapkan to-do list, menetapkan prioritas, dan memantau kemajuan.
- Contact Management yang berguna sebagai manajemen kontak untuk membangun, berbagi, memperbarui daftar kontak, membuat janji temu, mengatur waktu, melacak tugas, dan membuat daftar aktivitas.
- Contract Management yang dapat digunakan untuk membuat, mempercepat, memantau, dan mengendalikan kontrak dengan pelanggan.
- Document Management yang berguna untuk pengelolaan dokumen perusahaan yang terkait dengan penjualan, menyimpannya saat ini, dan untuk memastikan bahwa informasi yang ada selalu tersedia bagi manajer dan pihak internal perusahaan yang membutuhkan.
- Incentive Management yang berguna untuk mengelola komisi dan insentif lainnya untuk mengangkat dan mengarahkan usaha penjualan serta untuk memberi penghargaan atas kinerja karyawan.
- Lead Management yang berguna untuk menangkap, mencetak, menetapkan, memelihara, dan melacak prospek penjualan.
- Opportunity Management yang digunakan oleh manajer perusahaan untuk memantau kemajuan dan menimbang kesempatan yang bertentangan dengan metodologi penjualan yang telah ditetapkan
- Order Management yang berguna untuk pengelolaan pesanan sehingga bisa mengubah keputusan pelanggan untuk melakukan pembelian.
- Pipeline Management yang berguna untuk menyimpan segala informasi mengenai siklus penjualan, mulai dari mengidentifikasi prospek, memperkirakan potensi, mengelola prospek, dan meramalkan penjualan.
- Product Encyclopedias yang berguna sebagai katalog produk elektronik untuk memudahkan tenaga penjual dan pelanggan ketika mencari produk berdasarkan nama produk, nomor stok, gambar dan spesifikasi produk lainnya.
- Product Configuration yang dapat digunakan oleh tenaga penjualan atau pelanggan sendiri secara otomatis dalam memanfaatkan layanan atau solusi yang dibutuhkan.
- Product Visualization yang bisa digunakan oleh bagian penjualan dan pelanggan dengan memanfaatkan gambar atau animasi produk buatan komputer yang realistis sebelum diproduksi.
- Proposal Generation yang berguna untuk pembuatan bermerek yang disesuaikan untuk pelanggan.
- Quotation Management yang bisa digunakan oleh manajer untuk menyiapkan proposal yang sesuai.
- Sales Forecasting yang berguna untuk meramalkan pendapatan penjualan dan tingkat penutupan.
- Sales Management yang berguna untuk hal-hal yang berkaitan dengan pelaporan manajemen penjualan ke dalam sistem yang terintegrasi.
- Territory Management yang berguna untuk mengatur kawasan penjualan dengan menyeimbangkan wilayah penjualan, sehingga masing-masing tenaga penjualan memiliki beban kerja yang sama.
- Workflow Development yang berguna untuk alur kerja dalam rancangan proses penjualan.
Manfaat Penggunaan SFA
Perusahaan yang menggunakan SFA, ada beberapa manfaat yang akan berdasarkan peran dari masing-masing bagian. Misalnya, bagi seorang manajer penjualan bisa meningkatkan produktivitas tenaga penjual, meningkatkan hubungan pelanggan, memiliki laporan yang akurat, dan mengurangi biaya penjualan.
Sedangkan bagi seorang manajemen senior, sistem atau aplikasi SFA bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan visibilitas penjualan, mengurangi risiko variasi yang tidak terduga dari perkiraan penjualan, mempercepat arus kas, meningkatan pendapatan dari penjualan, mengetahui pertumbuhan pangsa pasar, dan meningkatkan profitabilitas terhadap penjualan perusahaan.
SFA sangat bermanfaat untuk sebagian besar proses penjualan atau alur kerja perusahaan. Misalnya untuk follow up kepada klien melalui email atau riwayat panggilan. Selain itu bisa juga untuk alur kerja lain seperti membuat jadwal pertemuan dengan klien, quotation, proposal penjualan, onboarding pelanggan, pelaporan, analisis, dan purchase order system.
Faktor Pendukung Keberhasilan SFA
Sales Force Automation akan memberi dampak yang lebih baik bagi kinerja tim penjualan ketika sejumlah faktor kondisi terpenuhi. Faktor-faktor tersebut antara lain:
- Aplikasi harus mudah digunakan oleh setiap pihak yang berkepentingan, khususnya tenaga penjual
- Pada aplikasi CRM, tersedianya fitur pelatihan SFA yang sesuai untuk tugas penjualan.
- Pengguna SFA, baik manajer maupun tim sales harus memiliki sikap positif terhadap teknologi.
- Keterlibatan setiap kelompok pengguna sejak perencanaan hingga penggunaan.
- Penyebaran tim multidisiplin dalam tahap perencanaan SFA.
- Dukungan manajemen senior terhadap tim penjualan dalam hal pemanfaatan SFA.
Salah satu aplikasi yang dapat membantu bisnis perusahaan dalam hal penjualan secara cepat dan terintegrasi adalah Sales Force Automation (SFA) dari SisApp. Fungsi dari aplikasi ini adalah memproses penjualan barang di dalam perusahaan bisa dilakukan tanpa melalui proses yang panjang dan berbelit-belit.
Dengan fitur utama :
– Desain yang menarik dan sederhana
– Kehadiran dengan melampirkan foto
– Kunjungan ke toko yang telah ditugaskan (penjadwalan) ke setiap sales
– Fitur notifikasi (Berita & Promo) yang dapat membantu sales mendapatkan informasi secara realtime
– Buat dokumen penjualan langsung dari aplikasi
– Menampilkan lokasi outlet dan juga fitur arah untuk lokasi outlet
– Tandai lokasi outlet ke lokasi perangkat saat ini
– Riwayat aktivitas untuk hari itu
– Laporan persediaan barang yang dibawa oleh petugas penjualan yang login
– Laporan kunjungan beserta laporan penjualan yang dapat diatur sesuai dengan tanggal transaksi
– Pemberitahuan untuk setiap berita yang dikirim oleh kantor pusat
– Cetak kwitansi penjualan saat dokumen dibuat, serta dari riwayat transaksi menggunakan printer bluetooth Eppos EP5802ai
Pelajari proses bisnis bisnis Anda dan berikan solusi berupa produk software aplikasi dengan dukungan personel yang mumpuni dan berpengalaman hanya di SisApp.com
